Bagaimana cara mengurangi biaya pembelian?

Pembelian adalah salah satu fungsi terpenting dalam aktivitas perusahaan, dan pengeluarannya menyumbang sekitar 60% dari produksi dan penjualan. Di bawah tren bahwa biaya pembelian tungku koreksi modern secara bertahap meningkat seiring dengan proporsi total biaya perusahaan, perusahaan menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat, dan siklus produksi produk secara bertahap memendek.

Diversifikasi permintaan pasar dan peningkatan berkelanjutan pada tingkat teknologi produk mengalami tekanan. Pada saat yang sama, perusahaan secara bertahap beralih dari kepemimpinan teknologi dan monopoli pasar ke pembelian untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan, sehingga membantu mereka mendapatkan keunggulan baru.

Bagaimana membuat pekerjaan departemen pembelian memberikan kontribusi penting bagi perkembangan perusahaan? Bagaimana cara membuatnya memberikan kinerja yang lebih baik dalam operasi rantai pasokan? Ini semua tergantung pada aktivitas pengadaan perusahaan yang sebenarnya dan efektif!

Sebagai direktur pembelian, prinsip pembelian bahan baku atau peralatan yang dibutuhkan adalah untuk memastikan kualitas yang dapat diandalkan, keamanan yang kuat, pengiriman tepat waktu, dan layanan di tempat, sekaligus mengurangi biaya pembelian. Inilah tugas inti departemen pembelian untuk menyelesaikan misi yang diberikan oleh perusahaan.

Proses manajemen biaya pengadaan perusahaan mencakup empat aspek manajemen, yaitu perencanaan biaya, pengendalian biaya, analisis biaya, serta akuntansi dan penilaian biaya; tahap perencanaan dapat ditargetkan untuk menentukan tanggung jawab masing-masing posisi dalam pengadaan, dan kemudian dengan menekankan tujuan sistem Tanggung Jawab posisi, penilaian tingkat pengurangan biaya dan cara lain, untuk melakukannya dengan baik dalam aspek manajemen lainnya seperti pengendalian biaya , akuntansi biaya dan analisis biaya akan mendapatkan hasil yang jelas.

Direktur pengadaan yang baik harus memulai dari banyak aspek dalam proses pengadaan. Aspek utamanya adalah menciptakan lingkungan pengadaan dalam hal konstruksi sistem dan meningkatkan kemampuan pelaksanaan bisnis pengadaan dari tingkat teknis, dan terus meningkatkan dua aspek utama ini, dan konstruksi sistem Mengenai perilaku pengadaan, secara teknis meningkatkan komprehensif kemampuan bisnis departemen pengadaan untuk mencapai total biaya pengadaan terendah. Pengendalian biaya pembelian multi-aspek direktur pembelian terutama dimulai dari lima aspek berikut untuk mengurangi biaya pembelian.

1. Meminimalkan biaya pengadaan melalui manajemen pengadaan strategis
Manajemen pengadaan strategis harus sepenuhnya menyeimbangkan keunggulan internal dan eksternal perusahaan, menjadikan pengadaan win-win sebagai tujuannya, dan fokus pada pengembangan kemitraan strategis jangka panjang dengan pemasok. Ini adalah paradigma manajemen pengadaan yang beradaptasi dengan perkembangan situasi ekonomi baru.

1. Pembelian tidak hanya masalah pengadaan bahan baku saja, tetapi juga mencakup masalah manajemen mutu, manajemen produksi, dan desain produk. Kepuasan kebutuhan dan preferensi pelanggan harus dicapai melalui partisipasi badan utama dari setiap mata rantai dalam rantai pasokan untuk mewujudkan konversi kebutuhan pelanggan ke dalam desain produk. Realisasi preferensi pelanggan merupakan prasyarat untuk implementasi strategi. Oleh karena itu, mengubah konsep pengadaan tradisional akan mendukung penerapan strategi yang efektif.

2. Ide yang didasarkan pada kombinasi kemampuan dan elemen inti memerlukan kombinasi elemen yang optimal antara pemasok dan pelanggan. Membangun kemitraan aliansi strategis jangka panjang daripada hubungan transaksional. Untuk menjalin hubungan seperti itu diperlukan penyesuaian strategis antara sisi penawaran dan permintaan. Evaluasi dan manajemen pemasok tidak lagi didasarkan pada transaksi sebagai prioritas utama, namun harus terlebih dahulu mempertimbangkan apakah strategi tersebut sudah sesuai. Meningkatkan bobot pada aspek kewirausahaan, budaya perusahaan, strategi perusahaan dan faktor kapabilitas.

3. Pembelian bukanlah satu toko, dan analisis pasar pasokan harus dilakukan. Analisis ini harus mencakup tidak hanya harga produk, kualitas, dll., tetapi juga analisis industri produk, dan bahkan memprediksi situasi makroekonomi. Selain itu, kita harus membuat penilaian terhadap strategi pemasok, karena kemampuan manajemen strategis pemasok pada akhirnya akan mempengaruhi keandalan hubungan pengadaan. Semua isu ini termasuk dalam kategori analisis strategis. Hal ini melampaui kerangka analisis pengadaan tradisional (harga, kualitas, dll.).

2. Mengurangi biaya pengadaan melalui beberapa standarisasi
Standardisasi adalah persyaratan dasar manajemen perusahaan modern. Ini adalah jaminan dasar untuk operasi normal perusahaan. Ini mempromosikan rasionalisasi, standardisasi, dan efisiensi kegiatan produksi dan operasi perusahaan serta berbagai tugas manajemen. Ini adalah prasyarat dasar untuk pengendalian biaya yang sukses. Dalam proses pengendalian biaya, empat tugas standardisasi berikut ini sangat penting.

1. Standardisasi pengukuran pengadaan. Mengacu pada penggunaan metode dan sarana ilmiah untuk mengukur nilai kuantitatif dan kualitatif dalam kegiatan pengadaan, dan menyediakan data yang akurat untuk kegiatan pengadaan, khususnya pengendalian biaya pengadaan. Jika tidak ada standar pengukuran yang terpadu, data dasar tidak akurat, dan data tidak terstandarisasi, maka tidak mungkin diperoleh informasi biaya pengadaan yang akurat, apalagi pengendaliannya.

2. Harga beli sudah terstandar. Dalam proses pengendalian biaya pembelian, dua harga standar perbandingan harus ditetapkan. Salah satunya adalah harga beli standar, yaitu harga pasar atau harga historis pasar bahan baku, yang dilakukan dengan melakukan simulasi pasar antara masing-masing unit akuntansi dengan perusahaan; yang kedua adalah harga anggaran pengadaan internal, yang ada di perusahaan. Proses desain menghitung harga bahan baku yang dinilai melalui kombinasi persyaratan profitabilitas perusahaan dan harga jual. Standar pembelian dan harga anggaran pembelian merupakan persyaratan dasar untuk operasi pengendalian biaya pembelian.

3. Standarisasi kualitas bahan yang dibeli. Kualitas adalah jiwa dari suatu produk. Tanpa kualitas, betapapun rendahnya biaya, itu adalah pemborosan. Pengendalian biaya pembelian adalah pengendalian biaya dengan kualitas yang memenuhi syarat. Tanpa dokumen standar mutu bahan baku yang dibeli, mustahil memenuhi persyaratan kegiatan pengadaan secara efisien, apalagi tingginya biaya pengadaan.

4. Standarisasi data biaya pengadaan. Mengembangkan proses pengumpulan data biaya pengadaan, memperjelas tanggung jawab pengirim data biaya dan pemegang rekening, memastikan bahwa data biaya diserahkan tepat waktu, dimasukkan ke dalam rekening tepat waktu, data mudah dikirimkan, dan pembagian informasi lancar. diwujudkan; membakukan metode akuntansi biaya pengadaan dan memperjelas perhitungan biaya pengadaan. Metode: Membentuk format bagan perhitungan biaya terpadu untuk memastikan bahwa hasil akuntansi biaya pembelian akurat.

Ketiga, mengurangi biaya pengadaan pada tingkat sistem pengadaan
1. Meningkatkan manajemen dasar pengadaan, termasuk klasifikasi dan penilaian bahan yang dibeli serta pembuatan database; penetapan standar evaluasi pemasok yang berkualitas, pembagian level pemasok dan pembentukan database; konfirmasi ukuran batch minimum, siklus pengadaan, dan kuantitas pengemasan standar berbagai bahan; Sampel dan data teknis dari berbagai bahan yang dibeli.

2. Sistem penawaran harus ditetapkan untuk pembelian dalam jumlah besar. Perusahaan dengan jelas merumuskan suatu proses dan melakukan standarisasi proses penawaran, sehingga penawaran dan pengadaan dapat menekan biaya pengadaan, terutama untuk menghindari situasionalisme. Penawaran sudah selesai, dan biayanya akan meningkat.

3. Sistem registrasi dan referensi informasi pembelian diterapkan untuk pembelian yang tersebar. Informasi tentang nama produk yang dibeli, jumlah, merek dagang, harga, nama produsen, lokasi pembelian, nomor telepon kontak, dan informasi lainnya harus didaftarkan pada departemen inspeksi perusahaan untuk referensi. Perusahaan dapat mengirimkan seseorang sebagai pihak ketiga kapan saja. Lakukan pemeriksaan mendadak.

4. Proses pengadaan dilakukan secara desentralisasi dan saling membatasi. Departemen pengadaan bertanggung jawab atas pemilihan utama pemasok, departemen kualitas dan teknologi mengevaluasi kapasitas pasokan pemasok, dan kualifikasinya ditentukan. Departemen keuangan bertanggung jawab atas pengawasan dan pengendalian harga, dan pembayarannya dilakukan dengan persetujuan pimpinan utama perusahaan.

5. Mewujudkan integrasi saluran pengadaan melalui integrasi personel pengadaan, memperjelas bahan pengadaan yang menjadi tanggung jawab setiap personel pengadaan, dan jenis bahan yang sama harus dibeli oleh orang yang sama dan melalui saluran yang sama, kecuali jika merupakan a variabel pemasok yang direncanakan.

6. Standarisasi kontrak pembelian. Kontrak pembelian dengan jelas mengatur bahwa pemasok tidak boleh menyuap personel perusahaan dalam bentuk persaingan tidak sehat untuk penjualan produknya, jika tidak, pembayaran akan dipotong secara proporsional; kontrak juga harus menentukan kesepakatan tentang potongan pembelian.

7. Sistem penyelidikan pembelian, menetapkan sistem penyelidikan pembelian, memperjelas siapa yang memenuhi syarat dan siapa yang dapat menyelesaikan tugas pasokan dalam rencana pengadaan bahan baku dengan biaya serendah mungkin dari penjual, dan menentukan ruang lingkup pemasok. Istilah teknis untuk proses ini disebut juga Konfirmasi Kualifikasi Pemasok. Untuk melakukan pekerjaan dengan baik dalam manajemen pertanyaan pembelian, sekarang perlu memanfaatkan sepenuhnya sistem manajemen komputer dan memanfaatkan jaringan untuk menelusuri dan memperoleh informasi yang diperlukan dengan cepat, untuk memastikan efisiensi tinggi dari manajemen pertanyaan pembelian dan memperoleh hasil penyelidikan.

8. Menjalin hubungan kerjasama yang stabil dengan pemasok, pemasok yang stabil memiliki kemampuan pasokan yang kuat, transparansi harga, kerjasama jangka panjang, mereka memiliki pengaturan prioritas tertentu untuk pasokan perusahaan, dan dapat menjamin kualitas, kuantitas dan pengiriman pasokan mereka Periode, harga , dll. Manajemen pengadaan harus mementingkan peningkatan keunggulan kompetitif rantai pasokan secara keseluruhan, menjalin hubungan kerja sama jangka panjang dan stabil dengan pemasok unggulan sebanyak mungkin, mendorong peningkatan produk dan teknologi yang dipasok, mendukung pengembangan pemasok , dan menandatangani aliansi strategis dengan mereka bila diperlukan Perjanjian kerja sama dan sebagainya.

4. Metode dan sarana untuk mengurangi biaya pengadaan di tingkat pengadaan
1. Mengurangi biaya pengadaan melalui pilihan syarat pembayaran. Jika perusahaan memiliki dana yang cukup, atau jika suku bunga bank rendah, perusahaan dapat menggunakan metode cash-to-spot, yang seringkali dapat memberikan diskon harga yang lebih besar, namun akan berdampak tertentu pada operasional seluruh perusahaan. modal kerja.

2. Pahami waktu perubahan harga. Harga sering berubah seiring musim dan penawaran serta permintaan pasar. Oleh karena itu, pembeli harus memperhatikan hukum perubahan harga dan memahami waktu pembelian.

3. Menahan pemasok melalui penawaran yang kompetitif. Untuk pembelian bahan curah, metode yang efektif adalah dengan menerapkan penawaran kompetitif, yang sering kali menghasilkan harga dasar melalui perbandingan harga antar pemasok. Melalui pemilihan dan perbandingan pemasok yang berbeda untuk saling menahan diri, sehingga perusahaan berada pada posisi yang menguntungkan dalam negosiasi.

4. Pengadaan langsung dari produsen. Memesan langsung dari produsen dapat mengurangi hubungan perantara dan menurunkan biaya pengadaan. Pada saat yang sama, layanan teknis pabrikan dan layanan purna jual akan lebih baik.

5. Pilih pemasok yang memiliki reputasi baik dan tandatangani kontrak jangka panjang dengan mereka. Bekerja sama dengan pemasok yang jujur ​​dan kredibel tidak hanya dapat menjamin kualitas pasokan dan pengiriman tepat waktu, tetapi juga mendapatkan pembayaran dan harga istimewa.

6. Melakukan survei dan pengumpulan informasi pasar pengadaan secara penuh, mengembangkan sumber daya pemasok, dan memperluas rantai pasokan perusahaan melalui berbagai saluran. Untuk mencapai tingkat manajemen pengadaan tertentu bagi suatu perusahaan, perusahaan harus memberikan perhatian penuh pada penyelidikan pasar pengadaan dan pengumpulan serta pemilahan informasi. Hanya dengan cara ini kita dapat sepenuhnya memahami kondisi pasar dan tren harga, serta menempatkan diri pada posisi yang menguntungkan.
Kelima, mengekang korupsi pengadaan berdampak pada pengurangan biaya pengadaan oleh perusahaan
Beberapa manajer perusahaan berkata terus terang: “Pembelian korupsi tidak mungkin dicegah, dan banyak perusahaan tidak dapat mengatasi hambatan ini.” Ini adalah kenyataan bahwa personel pengadaan mendapat satu yuan dari pemasok, yang pasti akan menghabiskan biaya pengadaan sebesar sepuluh yuan. Untuk menemukan solusi terhadap permasalahan seperti ini, kita perlu mengambil langkah-langkah dalam aspek-aspek berikut: konstruksi tanggung jawab pekerjaan, seleksi dan pelatihan personel, disiplin pengadaan, konstruksi sistem penilaian kinerja karyawan, dan sebagainya.

Pembangunan pos pembelian memerlukan pendirian pos-pos yang berbeda untuk jalur pengadaan, agar dapat mengatasi masalah tidak terlalu terkonsentrasinya daya beli, saling menahan diri, mengawasi dan mendukung, sekaligus tidak mempengaruhi antusiasme staf di masing-masing. pos.

Seleksi personel, kriteria seleksi untuk setiap posisi personel manajemen pengadaan harus memiliki kualitas komprehensif berikut: tingkat profesional dan keterampilan komunikasi tertentu, kesadaran hukum, kebersihan, dll., dan berusaha menghindari kerabat manajer departemen pengadaan mengambil pada urusan pengadaan.

Kemampuan profesional tidak hanya mencakup pemahaman tertentu tentang atribut bahan baku yang bertanggung jawab, tetapi juga pemahaman yang jelas tentang proses pengelolaan bahan baku; kualitas bersih sangat penting bagi personel pembelian yang sering berurusan dengan uang, meskipun manajemen internal Berbagai tindakan telah diambil di setiap tautan, namun bagi personel pengadaan lini depan, masih menghadapi berbagai godaan yang secara proaktif diberikan oleh pemasok. Cara mencegah timbulnya jebakan di balik godaan tersebut menuntut personel pengadaan itu sendiri untuk memiliki integritas dan integritas. Kesadaran hukum dan sebagainya.

Menetapkan disiplin kerja departemen pengadaan secara menyeluruh, memperjelas bahwa pengambilan keputusan dan prosedur pelaksanaan kegiatan pengadaan harus jelas, transparan, serta saling mengawasi dan membatasi; mengikuti secara ketat prinsip kerja “perencanaan awal, kontrol ketat selama acara, dan analisis serta ringkasan yang cermat setelahnya” untuk memastikan Pembelian dan penyediaan bahan dan bahan berkualitas tinggi dan murah yang memenuhi persyaratan;

Menerapkan pengawasan pengadaan “staf penuh, proses penuh, menyeluruh”, dan dengan tegas mengakhiri penipuan swasta, penerimaan, rabat, dan perilaku disipliner, ilegal, dan kriminal yang merugikan kepentingan perusahaan dalam proses pengadaan dan pasokan, dan hadiah pemasok dan uang hadiah yang tidak dapat ditolak, Harus segera diserahkan kepada perusahaan untuk diarsipkan; melatih pembeli untuk mencintai pekerjaannya, menjalankan tugasnya, setia kepada perusahaan, bertanggung jawab terhadap perusahaan, menjaga kepentingan perusahaan, menjaga rahasia perusahaan, dan melindungi hak kekayaan intelektual.

Penilaian kinerja pembelian dan pembangunan sistem distribusi gaji Sangat penting bagi setiap departemen pos dan pembelian untuk mengevaluasi kinerja setiap pos pembelian. Sangat penting untuk memperkenalkan dan merumuskan metode manajemen ilmiah, yaitu standar penilaian kinerja, yang dapat terus mendorong kelangsungan seluruh mata rantai manajemen pengadaan. Meningkatkan, memberikan penegasan dan dorongan terhadap kerja yang efektif, dan secara obyektif mencapai lingkungan kerja di mana kinerja mendorong pengurangan biaya.

Sebagai direktur pembelian, tidak hanya melakukan lima aspek pekerjaan manajemen pembelian di atas, tetapi yang lebih penting, membangun citra baik individu dan departemen dalam proses pembelian, setia kepada perusahaan, memperlakukan orang dengan tulus, dan tegas terhadap bawahan. , yang tentunya akan menjaga biaya pembelian. Optimalisasi cocok untuk persaingan pasar perusahaan.

Paket pelangi Shanghai Menyediakan kemasan kosmetik terpadu. Jika Anda menyukai produk kami, Anda dapat menghubungi kami,
Situs web:
www.pelangi-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
WhatsApp: +008613818823743