كيفية تقليل تكاليف الشراء؟

تعتبر المشتريات من أهم الوظائف في أنشطة الشركات، وتشكل نفقاتها حوالي 60% من الإنتاج والمبيعات. في ظل الاتجاه المتمثل في أن تكلفة شراء مواقد التصحيح الحديثة تتزايد تدريجياً كنسبة من التكلفة الإجمالية للمؤسسة، تواجه المؤسسة منافسة شرسة بشكل متزايد في السوق، وتتقلص دورة إنتاج المنتج تدريجياً.

إن تنويع الطلب في السوق والتحسين المستمر لمستويات تكنولوجيا المنتج منخفض. وفي الوقت نفسه، تتحول الشركات تدريجياً من ريادة التكنولوجيا واحتكار السوق إلى الشراء لخفض التكاليف وزيادة الأرباح، مما يساعدها على احتلال مزايا جديدة.

كيف نجعل عمل قسم المشتريات يقدم مساهمة أساسية في تطوير المؤسسة؟ كيفية جعلها تمارس أداءً أكبر في عمليات سلسلة التوريد؟ كل هذا يتوقف على أنشطة الشراء الفعلية والفعالة للشركة!

كمدير المشتريات، فإن مبدأ شراء المواد الخام أو المعدات المطلوبة هو ضمان الجودة الموثوقة والسلامة القوية والتسليم في الوقت المحدد والخدمة في مكانها، مع تقليل تكاليف الشراء. هذه هي المهام الأساسية لقسم المشتريات لإكمال المهمة التي حددتها الشركة.

تتضمن عملية إدارة تكاليف المشتريات في الشركات أربعة جوانب للإدارة، وهي تخطيط التكاليف، ومراقبة التكاليف، وتحليل التكاليف، ومحاسبة التكاليف وتقييمها؛ يمكن استهداف مرحلة التخطيط لتحديد مسؤوليات كل منصب في المشتريات، ومن ثم من خلال التأكيد على هدف نظام مسؤولية المنصب، وتقييم معدل خفض التكلفة وغيرها من الوسائل، لتحقيق أداء جيد في جوانب أخرى من الإدارة مثل التحكم في التكاليف ومحاسبة التكاليف وتحليل التكاليف سوف تحصل على نتائج واضحة.

يجب أن يبدأ مدير المشتريات الممتاز بالعديد من الجوانب في عملية الشراء. الجانب الرئيسي هو خلق بيئة للمشتريات من حيث بناء النظام وتحسين القدرة التنفيذية لأعمال المشتريات من المستوى الفني، ومواصلة التحسين من هذين الجانبين الرئيسيين، وبناء النظام فيما يتعلق بسلوك الشراء، والتحسين الفني الشامل القدرات التجارية لقسم المشتريات لتحقيق أقل تكلفة إجمالية للمشتريات. تبدأ مراقبة تكلفة الشراء متعددة الأوجه لمدير المشتريات بشكل أساسي من الجوانب الخمسة التالية لتقليل تكلفة الشراء.

1. تقليل تكاليف المشتريات من خلال إدارة المشتريات الإستراتيجية
يجب أن تعمل إدارة المشتريات الاستراتيجية على تحقيق التوازن الكامل بين المزايا الداخلية والخارجية للمؤسسة، واتخاذ الشراء المربح للجانبين كهدف لها، والتركيز على تطوير شراكات استراتيجية طويلة الأجل مع الموردين. إنه نموذج لإدارة المشتريات يتكيف مع تطور الوضع الاقتصادي الجديد.

1. الشراء ليس مشكلة شراء المواد الخام فحسب، بل يشمل أيضًا إدارة الجودة وإدارة الإنتاج وقضايا تصميم المنتج. يجب تحقيق إرضاء احتياجات العملاء وتفضيلاتهم من خلال مشاركة الجسم الرئيسي لكل حلقة في سلسلة التوريد لتحقيق تحويل احتياجات العملاء إلى تصميم المنتج. يعد تحقيق تفضيلات العملاء شرطًا أساسيًا لتنفيذ الإستراتيجية. ولذلك فإن تغيير مفهوم الشراء التقليدي يفضي إلى التنفيذ الفعال للاستراتيجية.

2. تتطلب الفكرة المبنية على الجمع بين القدرات والعناصر الأساسية مزيجًا مثاليًا من العناصر بين الموردين والعملاء. إنشاء شراكة تحالف استراتيجية طويلة الأمد بدلاً من علاقة المعاملات. ويتطلب إنشاء مثل هذه العلاقة توافقاً استراتيجياً بين جانبي العرض والطلب. لم يعد تقييم الموردين وإدارتهم يعتمدان على المعاملة كأولوية أولى، ولكن يجب أولاً النظر في ما إذا كانت الإستراتيجية متطابقة. زيادة الوزن في جوانب ريادة الأعمال وثقافة الشركات واستراتيجية الشركة وعوامل القدرة.

3. الشراء ليس متجرًا واحدًا، ويجب إجراء تحليل لسوق العرض. وينبغي أن يشمل هذا التحليل ليس فقط أسعار المنتجات وجودتها وما إلى ذلك، ولكن أيضًا تحليل صناعة المنتجات، وحتى التنبؤ بوضع الاقتصاد الكلي. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي لنا أن نحكم على استراتيجية المورد، لأن قدرة الإدارة الإستراتيجية للمورد ستؤثر بلا شك في النهاية على موثوقية علاقة الشراء. كل هذه القضايا تنتمي إلى فئة التحليل الاستراتيجي. فهو يتجاوز إطار تحليل المشتريات التقليدي (السعر، الجودة، وما إلى ذلك).

2. تقليل تكاليف الشراء من خلال بعض التوحيد القياسي
التوحيد هو المطلب الأساسي لإدارة المؤسسات الحديثة. هذا هو الضمان الأساسي للتشغيل العادي للمؤسسة. إنه يعزز ترشيد وتوحيد وكفاءة أنشطة الإنتاج والتشغيل للمؤسسة ومهام الإدارة المختلفة. هذا هو الشرط الأساسي للتحكم الناجح في التكاليف. في عملية التحكم في التكاليف، تعتبر مهام التقييس الأربع التالية في غاية الأهمية.

1. توحيد قياس المشتريات. يشير إلى استخدام الأساليب والوسائل العلمية لقياس القيم الكمية والنوعية في أنشطة المشتريات، وتوفير بيانات دقيقة لأنشطة المشتريات، وخاصة مراقبة تكاليف المشتريات. إذا لم يكن هناك معيار قياس موحد، والبيانات الأساسية غير دقيقة، والبيانات غير موحدة، سيكون من المستحيل الحصول على معلومات دقيقة عن تكلفة المشتريات، ناهيك عن السيطرة عليها.

2. سعر الشراء موحد. في عملية مراقبة تكاليف الشراء، يجب تحديد سعرين قياسيين للمقارنة. أحدهما هو سعر الشراء القياسي، أي سعر السوق أو السعر التاريخي لسوق المواد الخام، والذي يتم عن طريق محاكاة السوق بين كل وحدة محاسبية والمؤسسة؛ والثاني هو سعر ميزانية المشتريات الداخلية، الموجود في المؤسسة. تقوم عملية التصميم بحساب السعر المقدر للمواد الخام من خلال الجمع بين متطلبات ربحية الشركة وأسعار المبيعات. معايير الشراء وأسعار ميزانية الشراء هي المتطلبات الأساسية لعمليات مراقبة تكاليف الشراء.

3. توحيد جودة المواد المشتراة. الجودة هي روح المنتج. وبدون الجودة، مهما كانت التكلفة منخفضة، فهي مضيعة. مراقبة تكاليف الشراء هي مراقبة التكاليف في ظل الجودة المؤهلة. بدون وثائق الجودة القياسية للمواد الخام المشتراة، سيكون من المستحيل تلبية متطلبات أنشطة الشراء بكفاءة، ناهيك عن تكاليف الشراء المرتفعة والمنخفضة.

4. توحيد بيانات تكلفة المشتريات. تطوير عملية جمع بيانات تكلفة المشتريات، وتوضيح مسؤوليات مرسل بيانات التكلفة وصاحب الحساب، والتأكد من تقديم بيانات التكلفة في الوقت المحدد، وإدخالها في الحساب في الوقت المناسب، وسهولة نقل البيانات، ومشاركة المعلومات أدركت؛ توحيد طريقة محاسبة تكاليف الشراء وتوضيح حساب تكلفة الشراء الطريقة: تشكيل تنسيق مخطط موحد لحساب التكلفة للتأكد من دقة نتائج محاسبة تكلفة الشراء.

ثالثا، تقليل تكاليف المشتريات على مستوى نظام المشتريات
1. تحسين الإدارة الأساسية للمشتريات، بما في ذلك تصنيف وتصنيف المواد المشتراة وإنشاء قاعدة بيانات؛ تحديد معايير تقييم الموردين المؤهلين، وتقسيم مستويات الموردين وإنشاء قاعدة بيانات؛ تأكيد الحد الأدنى لحجم الدفعة ودورة الشراء وكمية التعبئة القياسية للمواد المختلفة؛ العينات والبيانات الفنية لمختلف المواد المشتراة.

2. يجب إنشاء نظام المزايدة على المشتريات بالجملة. تقوم الشركة بصياغة عملية بوضوح وتوحيد عملية تقديم العطاءات، بحيث يمكن لتقديم العطاءات والمشتريات تقليل تكاليف الشراء، وخاصة لتجنب الظرفية. تمت المزايدة، وسوف ترتفع التكلفة.

3. يتم تطبيق نظام تسجيل معلومات الشراء والمرجعية للمشتريات المتفرقة. يجب تسجيل المعلومات المتعلقة بأسماء المنتجات المشتراة والكميات والعلامات التجارية والأسعار وأسماء الشركات المصنعة ومواقع الشراء وأرقام هواتف الاتصال وغيرها من المعلومات لدى قسم التفتيش بالشركة كمرجع. يمكن للشركة إرسال شخص ما كطرف ثالث في أي وقت. إجراء عمليات تفتيش مفاجئة.

4. تتم عملية الشراء بطريقة لا مركزية ويقيد كل منها الآخر. يتولى قسم المشتريات المسؤولية عن الاختيار الأولي للموردين، وتقوم أقسام الجودة والتكنولوجيا بتقييم القدرة التوريدية للمورد، ويتم تحديد المؤهلات. يتولى القسم المالي مسؤولية الإشراف والرقابة على الأسعار، ويتم الدفع بموافقة القادة الرئيسيين للشركة.

5. تحقيق تكامل قنوات الشراء من خلال تكامل موظفي المشتريات، وتوضيح مواد الشراء التي يكون كل موظف مشتريات مسؤول عنها، ويجب شراء نفس نوع المواد من قبل نفس الشخص وعبر نفس القناة، ما لم يكن ذلك متغير المورد المخطط.

6. توحيد عقد الشراء. ينص عقد الشراء بوضوح على أنه لا يجوز للمورد رشوة موظفي الشركة في شكل منافسة غير عادلة لبيع منتجاته، وإلا فسيتم خصم المبلغ بشكل متناسب؛ ويجب أن يحدد العقد أيضًا الاتفاق على خصم الشراء.

7. نظام الاستعلام عن الشراء، وإنشاء نظام الاستعلام عن الشراء، وتوضيح من هو المؤهل ومن يمكنه إكمال مهام التوريد في خطة شراء المواد الخام بأقل تكلفة من البائعين المحتملين، وتحديد نطاق الموردين. يُطلق على المصطلح الفني لهذه العملية أيضًا اسم تأكيد تأهيل المورد. للقيام بعمل جيد في إدارة استعلامات الشراء، من الضروري الآن الاستفادة الكاملة من نظام إدارة الكمبيوتر والاستفادة من الشبكة للتصفح السريع والحصول على المعلومات المطلوبة، وذلك لضمان الكفاءة العالية لإدارة استعلامات الشراء و الحصول على نتائج التحقيق.

8. إقامة علاقة تعاونية مستقرة مع الموردين، فالموردون المستقرون يتمتعون بقدرات توريد قوية، وشفافية الأسعار، والتعاون طويل الأمد، ولديهم ترتيبات أولوية معينة لتوريد الشركة، ويمكنهم ضمان جودة وكمية وتسليم إمداداتهم المدة والسعر وما إلى ذلك. يجب أن تولي إدارة المشتريات أهمية كبيرة لتحسين الميزة التنافسية لسلسلة التوريد الشاملة، وإقامة علاقات تعاون طويلة الأجل ومستقرة مع الموردين المتميزين قدر الإمكان، وتشجيع تحسين المنتجات والتكنولوجيا الموردة، ودعم تطوير الموردين وتوقيع تحالفات استراتيجية معهم عند الضرورة اتفاقية تعاون وهكذا.

4. طرق ووسائل تخفيض تكاليف المشتريات على مستوى المشتريات
1. تقليل تكاليف المشتريات من خلال اختيار شروط الدفع. إذا كان لدى الشركة أموال كافية، أو إذا كان سعر الفائدة البنكي منخفضًا، فيمكنها استخدام طريقة النقد الفوري، والتي غالبًا ما تؤدي إلى خصم أكبر على السعر، ولكن سيكون لها تأثير معين على تشغيل الشركة بأكملها. رأس المال العامل.

2. فهم توقيت تغيرات الأسعار. غالبا ما تتغير الأسعار مع المواسم والعرض والطلب في السوق. لذلك، يجب على المشترين الانتباه إلى قانون تغيرات الأسعار وفهم توقيت الشراء.

3. احتواء الموردين عن طريق العطاءات التنافسية. بالنسبة لشراء المواد السائبة، تتمثل الطريقة الفعالة في تنفيذ العطاءات التنافسية، والتي غالبًا ما تؤدي إلى سعر نهائي من خلال مقارنة الأسعار بين الموردين. من خلال اختيار ومقارنة الموردين المختلفين لتقييد بعضهم البعض، بحيث تكون الشركة في وضع مناسب في المفاوضات.

4. الشراء مباشرة من الشركة المصنعة. يمكن أن يؤدي الطلب مباشرة من الشركة المصنعة إلى تقليل الروابط الوسيطة وخفض تكاليف الشراء. وفي الوقت نفسه، ستكون الخدمات الفنية للشركة المصنعة وخدمة ما بعد البيع أفضل.

5. اختيار الموردين ذوي السمعة الطيبة وتوقيع عقود طويلة الأمد معهم. إن التعاون مع الموردين الصادقين والموثوقين لا يضمن فقط جودة العرض والتسليم في الوقت المناسب، بل أيضًا الحصول على دفع وسعر تفضيليين.

6. إجراء المسوحات وجمع المعلومات بشكل كامل لسوق المشتريات، وتطوير موارد الموردين، وتوسيع سلسلة التوريد للشركة من خلال قنوات متعددة. لتحقيق مستوى معين من إدارة المشتريات للمؤسسة، يجب أن تولي الاهتمام الكامل للتحقيق في سوق المشتريات وجمع المعلومات وفرزها. بهذه الطريقة فقط يمكننا أن نفهم بشكل كامل ظروف السوق واتجاهات الأسعار، ونضع أنفسنا في وضع مناسب.
خامساً، يؤثر كبح الفساد في مجال المشتريات على تخفيض الشركات لتكاليف المشتريات
وقال بعض مديري الشركات بصراحة: "من المستحيل منع شراء الفساد، والعديد من الشركات لا تستطيع تجاوز هذا الحاجز". هذا هو الواقع الذي يحصل فيه موظفو المشتريات على يوان واحد من الموردين، وهو ما سيكلف بلا شك عشرة يوانات من تكاليف الشراء. من أجل إيجاد حلول لهذا النوع من المشاكل، نحتاج إلى اتخاذ تدابير في الجوانب التالية: بناء المسؤولية الوظيفية، واختيار الموظفين وتدريبهم، وانضباط المشتريات، وبناء نظام تقييم أداء الموظفين، وما إلى ذلك.

شراء ما بعد البناء يتطلب إنشاء وظائف مختلفة لرابط الشراء، وذلك لحل مشكلة عدم الإفراط في تركيز القوة الشرائية، وضبط النفس المتبادل، والإشراف والدعم، وفي نفس الوقت عدم التأثير على حماسة الموظفين في كل منها. بريد.

اختيار الموظفين، يجب أن تتمتع معايير الاختيار لكل منصب من موظفي إدارة المشتريات بالصفات الشاملة التالية: درجة معينة من المهارات المهنية ومهارات الاتصال، والوعي القانوني، والنظافة، وما إلى ذلك، ومحاولة تجنب أقارب مديري قسم المشتريات من أخذ على أعمال المشتريات.

لا تتضمن القدرة المهنية فهمًا معينًا لخصائص المواد الخام المسؤولة فحسب، بل تتضمن أيضًا فكرة واضحة عن عملية إدارة المواد الخام؛ تعد الجودة النظيفة مهمة بشكل خاص لموظفي المشتريات الذين يتعاملون غالبًا مع الأموال، على الرغم من اتخاذ تدابير مختلفة للإدارة الداخلية في كل رابط، ولكن بالنسبة لموظفي المشتريات في الخطوط الأمامية، لا يزال من المحتم مواجهة الإغراءات المختلفة التي يقدمها الموردون بشكل استباقي. إن كيفية منع نصب الفخاخ وراء الإغراء يتطلب من موظفي المشتريات أنفسهم أن يتحلوا بالنزاهة والنزاهة. الوعي القانوني وما إلى ذلك.

إنشاء نظام عمل كامل لقسم المشتريات، وتوضيح أن إجراءات اتخاذ القرار وتنفيذ أنشطة المشتريات يجب أن تكون واضحة وشفافة، وأن يتم الإشراف عليها وتقييد بعضها البعض؛ الالتزام الصارم بمبادئ العمل المتمثلة في "التخطيط المسبق، والرقابة الصارمة أثناء الحدث، والتحليل الدقيق والملخص بعد ذلك" لضمان شراء وتوريد مواد ومواد عالية الجودة وغير مكلفة تلبي المتطلبات؛

تنفيذ الإشراف على المشتريات "بطاقم كامل من الموظفين، والعملية الكاملة، والشاملة"، ووضع حد حازم للاحتيال الخاص، والقبول، والحسومات، والسلوكيات التأديبية، وغير القانونية، والإجرامية التي تضر بمصالح الشركة في عملية الشراء والتوريد، و هدايا المورد وأموال الهدايا التي لا يمكن رفضها، ينبغي تسليمها على الفور إلى الشركة لتقديمها؛ تدريب المشترين على حب وظائفهم، وأداء واجباتهم، وأن يكونوا مخلصين للشركة، ويكونوا مسؤولين عنها، ويحافظوا على مصالح الشركة، ويحافظوا على أسرار الشركة، ويحميوا حقوق الملكية الفكرية.

تقييم أداء الشراء وبناء نظام توزيع الرواتب من المهم جدًا لكل وظيفة وقسم مشتريات تقييم أداء كل وظيفة شراء. من المهم جدًا إدخال وصياغة أساليب الإدارة العلمية، أي معايير تقييم الأداء، والتي يمكن أن تعزز بشكل مستمر استمرارية جميع روابط إدارة المشتريات. التحسين والتأكيد والتشجيع على العمل الفعال، وتحقيق بيئة عمل بشكل موضوعي حيث يعزز الأداء خفض التكاليف.

كمدير مشتريات، لا يقتصر الأمر على الجوانب الخمسة المذكورة أعلاه لعمل إدارة المشتريات فحسب، بل الأهم من ذلك، إنشاء صورة جيدة للأفراد والإدارات في عملية الشراء، ويكون مخلصًا للشركة، ويعامل الأشخاص بإخلاص، ويكون صارمًا مع المرؤوسين ، والتي ستحافظ بالتأكيد على تكلفة الشراء الأمثل مناسبة للمنافسة في السوق للمؤسسات.

توفر حزمة قوس قزح في شنغهاي عبوة مستحضرات تجميل متكاملة. إذا أعجبتك منتجاتنا، يمكنك الاتصال بنا،
موقع إلكتروني:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
واتساب: +008613818823743