كيفية تقليل تكاليف الشراء؟

تُعدّ عمليات الشراء من أهم وظائف الشركات، إذ تُشكّل نفقاتها حوالي 60% من الإنتاج والمبيعات. وفي ظلّ تزايد تكلفة شراء أفران الطهي الحديثة كنسبة من إجمالي تكلفة الشركة، تواجه الشركات منافسة سوقية شرسة، ما يُؤدّي إلى تقصير دورة إنتاج المنتج تدريجيًا.

يتراجع تنوع الطلب في السوق والتحسين المستمر لمستويات تكنولوجيا المنتجات. في الوقت نفسه، تتحول الشركات تدريجياً من الريادة التكنولوجية واحتكار السوق إلى الشراء لخفض التكاليف وزيادة الأرباح، مما يساعدها على اكتساب مزايا جديدة.

كيف نجعل عمل قسم المشتريات يُسهم إسهامًا جوهريًا في تطوير المؤسسة؟ وكيف نجعله يُحقق أداءً أفضل في عمليات سلسلة التوريد؟ كل هذا يتوقف على أنشطة الشراء الفعلية والفعّالة للشركة!

بصفتي مدير المشتريات، فإن مبدأ شراء المواد الخام أو المعدات المطلوبة هو ضمان جودة موثوقة، وأعلى معايير السلامة، والتسليم في المواعيد المحددة، وتقديم خدمة متميزة، مع خفض تكاليف الشراء. هذه هي المهام الأساسية لقسم المشتريات لإنجاز المهمة الموكلة إليه من قبل الشركة.

تتضمن عملية إدارة تكاليف المشتريات المؤسسية أربعة جوانب إدارية، وهي تخطيط التكاليف، ومراقبة التكاليف، وتحليل التكاليف، ومحاسبة التكاليف وتقييمها؛ ويمكن أن تستهدف مرحلة التخطيط تحديد مسؤوليات كل منصب في عملية الشراء، ثم من خلال التأكيد على هدف نظام مسؤولية المنصب، وتقييم معدل خفض التكاليف، وغيرها من الوسائل، لتحقيق نتائج جيدة في جوانب الإدارة الأخرى مثل مراقبة التكاليف ومحاسبة التكاليف وتحليل التكاليف، سيتم الحصول على نتائج واضحة.

ينبغي لمدير المشتريات المتميز أن يبدأ من جوانب متعددة في عملية الشراء. يتمثل الجانب الرئيسي في تهيئة بيئة مناسبة للمشتريات من حيث بناء النظام وتحسين القدرة التنفيذية لأعمال المشتريات على المستوى التقني، والاستمرار في التحسين انطلاقًا من هذين الجانبين الأساسيين. أما فيما يتعلق بسلوك المشتريات، فينبغي تحسين القدرات التجارية الشاملة لقسم المشتريات تقنيًا لتحقيق أقل تكلفة إجمالية للمشتريات. يبدأ التحكم متعدد الأوجه في تكلفة الشراء من مدير المشتريات بشكل أساسي من الجوانب الخمسة التالية لخفض تكلفة الشراء.

1. تقليل تكاليف الشراء من خلال إدارة الشراء الاستراتيجية
ينبغي لإدارة المشتريات الاستراتيجية أن توازن بشكل كامل بين المزايا الداخلية والخارجية للمؤسسة، وأن تتخذ من المشتريات المربحة للطرفين هدفاً لها، وأن تركز على تطوير شراكات استراتيجية طويلة الأمد مع الموردين. إنها نموذج لإدارة المشتريات يتكيف مع تطورات الوضع الاقتصادي الجديد.

1. لا تقتصر عملية الشراء على توفير المواد الخام فحسب، بل تشمل أيضًا إدارة الجودة، وإدارة الإنتاج، وتصميم المنتجات. يجب تحقيق تلبية احتياجات العملاء وتفضيلاتهم من خلال مشاركة جميع الأطراف الفاعلة في سلسلة التوريد لتحويل هذه الاحتياجات إلى تصميمات منتجات. ويُعدّ تحقيق تفضيلات العملاء شرطًا أساسيًا لتنفيذ الاستراتيجية. لذا، فإن تغيير مفهوم الشراء التقليدي يُسهم في التنفيذ الفعال لهذه الاستراتيجية.

٢. تتطلب الفكرة القائمة على دمج القدرات والعناصر الأساسية مزيجًا مثاليًا من العناصر بين الموردين والعملاء. ينبغي إقامة شراكة تحالف استراتيجي طويلة الأمد بدلًا من علاقة تجارية بحتة. ويتطلب بناء هذه العلاقة توافقًا استراتيجيًا بين جانبي العرض والطلب. لم يعد تقييم الموردين وإدارتهم يعتمد على الصفقة كأولوية قصوى، بل يجب أن يُؤخذ في الاعتبار أولًا مدى توافق الاستراتيجية. ينبغي زيادة أهمية جوانب ريادة الأعمال، وثقافة الشركة، واستراتيجيتها، وعوامل القدرات.

3. لا تقتصر عملية الشراء على متجر واحد، بل يجب إجراء تحليل شامل لسوق التوريد. ينبغي أن يشمل هذا التحليل ليس فقط أسعار المنتجات وجودتها، بل يشمل أيضًا تحليل قطاع المنتج، وحتى التنبؤ بالوضع الاقتصادي الكلي. إضافةً إلى ذلك، يجب تقييم استراتيجية المورد، لأن قدرته على الإدارة الاستراتيجية ستؤثر بلا شك على موثوقية علاقة الشراء. تندرج جميع هذه القضايا ضمن فئة التحليل الاستراتيجي، وهو يتجاوز إطار تحليل الشراء التقليدي (السعر، الجودة، إلخ).

2. خفض تكاليف الشراء من خلال بعض التوحيد القياسي
يُعدّ التوحيد القياسي مطلبًا أساسيًا لإدارة المؤسسات الحديثة، فهو الضمانة الأساسية لحسن سير العمل فيها. كما يُسهم في ترشيد وتوحيد ورفع كفاءة أنشطة الإنتاج والتشغيل ومختلف المهام الإدارية. وهو شرط أساسي لنجاح ضبط التكاليف. وفي عملية ضبط التكاليف، تُعدّ مهام التوحيد القياسي الأربع التالية بالغة الأهمية.

1. توحيد معايير قياس المشتريات. يشير هذا المصطلح إلى استخدام الأساليب والوسائل العلمية لقياس القيم الكمية والنوعية في أنشطة الشراء، وتوفير بيانات دقيقة لهذه الأنشطة، وخاصةً فيما يتعلق بمراقبة تكاليف الشراء. ففي غياب معيار قياس موحد، ستكون البيانات الأساسية غير دقيقة وغير موحدة، مما يجعل من المستحيل الحصول على معلومات دقيقة حول تكاليف الشراء، ناهيك عن التحكم بها.

٢. يتم توحيد سعر الشراء. في عملية مراقبة تكاليف الشراء، يجب تحديد سعرين معياريين للمقارنة. الأول هو سعر الشراء المعياري، أي سعر السوق أو السعر التاريخي لسوق المواد الخام، والذي يتم تحديده من خلال محاكاة السوق بين كل وحدة محاسبية والمؤسسة؛ والثاني هو سعر ميزانية الشراء الداخلية، والذي يتم حسابه في عملية تصميم المؤسسة، حيث يتم حساب السعر المُقدّر للمواد الخام من خلال الجمع بين متطلبات ربحية الشركة وأسعار البيع. تُعد معايير الشراء وأسعار ميزانية الشراء من المتطلبات الأساسية لعمليات مراقبة تكاليف الشراء.

3. توحيد معايير جودة المواد المشتراة. الجودة هي أساس أي منتج. فبدون الجودة، مهما انخفض السعر، يبقى المنتج هدراً. التحكم في تكاليف الشراء هو التحكم في التكاليف مع ضمان الجودة. وبدون وثائق معايير الجودة للمواد الخام المشتراة، يستحيل تلبية متطلبات عمليات الشراء بكفاءة، فضلاً عن تجنب التكاليف المرتفعة والمنخفضة.

4. توحيد بيانات تكلفة المشتريات. تطوير عملية جمع بيانات تكلفة المشتريات، وتوضيح مسؤوليات مُرسِل بيانات التكلفة وصاحب الحساب، وضمان تقديم بيانات التكلفة في الوقت المحدد، وإدخالها في الحساب في الوقت المحدد، وسهولة نقل البيانات، وتحقيق تبادل المعلومات؛ توحيد طريقة محاسبة تكلفة المشتريات وتوضيح طريقة حساب تكلفة المشتريات: وضع نموذج موحد لمخطط حساب التكلفة لضمان دقة نتائج محاسبة تكلفة الشراء.

ثالثًا، خفض تكاليف الشراء على مستوى نظام الشراء
1. تحسين الإدارة الأساسية للمشتريات، بما في ذلك تصنيف وتصنيف المواد المشتراة وإنشاء قاعدة بيانات؛ تحديد معايير تقييم الموردين المؤهلين، وتقسيم مستويات الموردين وإنشاء قاعدة بيانات؛ تأكيد الحد الأدنى لحجم الدفعة، ودورة الشراء، وكمية التعبئة القياسية لمختلف المواد؛ عينات وبيانات فنية لمختلف المواد المشتراة.

2. ينبغي إنشاء نظام للمناقصات للمشتريات بالجملة. تقوم الشركة بصياغة عملية واضحة وتوحيد إجراءات المناقصة، بحيث يساهم ذلك في خفض تكاليف الشراء، وخاصة تجنب الاعتماد على الظروف. فبعد إجراء المناقصة، ستزداد التكلفة.

3. يُطبَّق نظام تسجيل معلومات الشراء والرجوع إليها للمشتريات المتفرقة. يجب تسجيل معلومات حول أسماء المنتجات المشتراة، وكمياتها، وعلاماتها التجارية، وأسعارها، وأسماء الشركات المصنعة، ومواقع الشراء، وأرقام هواتف الاتصال، وغيرها من المعلومات لدى قسم التفتيش بالشركة للرجوع إليها. يحق للشركة إرسال مندوب من طرف ثالث في أي وقت لإجراء عمليات تفتيش مفاجئة.

4. تُدار عملية الشراء بطريقة لا مركزية، حيث يقيّد كل قسم الآخر. يتولى قسم المشتريات مسؤولية الاختيار الأولي للموردين، بينما يقوم قسمي الجودة والتكنولوجيا بتقييم قدرة المورد على التوريد وتحديد مؤهلاته. أما القسم المالي، فيتولى مسؤولية الإشراف على الأسعار ومراقبتها، ويتم الدفع بموافقة الإدارة العليا للشركة.

5. تحقيق تكامل قنوات الشراء من خلال تكامل موظفي الشراء، وتوضيح مواد الشراء التي يكون كل موظف شراء مسؤولاً عنها، ويجب شراء نفس نوع المواد من قبل نفس الشخص ومن خلال نفس القناة، إلا إذا كان ذلك متغيرًا مخططًا له من قبل المورد.

6. توحيد عقد الشراء. ينص عقد الشراء بوضوح على أنه لا يجوز للمورد رشوة موظفي الشركة في شكل منافسة غير عادلة لبيع منتجاته، وإلا سيتم خصم المبلغ المدفوع تناسبياً؛ كما يجب أن يحدد العقد أيضاً الاتفاق على خصم الشراء.

7. نظام استعلامات الشراء: إنشاء نظام استعلامات شراء، وتحديد الموردين المؤهلين والقادرين على تنفيذ مهام التوريد في خطة شراء المواد الخام بأقل تكلفة ممكنة من البائعين المتاحين، وتحديد نطاق الموردين. يُطلق على هذه العملية أيضًا اسم "تأكيد تأهيل المورد". ولإدارة استعلامات الشراء بكفاءة، من الضروري الاستفادة الكاملة من نظام إدارة الحاسوب والشبكة لتصفح المعلومات المطلوبة بسرعة والحصول عليها، مما يضمن كفاءة عالية في إدارة استعلامات الشراء والحصول على نتائجها.

8. إقامة علاقة تعاونية مستقرة مع الموردين: يتمتع الموردون المستقرون بقدرات توريد قوية، وشفافية في الأسعار، وتعاون طويل الأمد، ولديهم ترتيبات أولوية معينة لتوريد الشركة، ويمكنهم ضمان جودة وكمية وتسليم إمداداتهم في الوقت المحدد وبالسعر المناسب، وما إلى ذلك. يجب على إدارة المشتريات إيلاء أهمية كبيرة لتحسين الميزة التنافسية لسلسلة التوريد ككل، وإقامة علاقات تعاونية مستقرة وطويلة الأمد مع الموردين المتميزين قدر الإمكان، وتشجيع تحسين المنتجات والتقنيات الموردة، ودعم تطوير الموردين، وتوقيع تحالفات استراتيجية معهم عند الضرورة، واتفاقيات تعاون، وما إلى ذلك.

4. أساليب ووسائل خفض تكاليف الشراء على مستوى الشراء
1. خفض تكاليف الشراء من خلال اختيار شروط الدفع. إذا كانت الشركة تملك سيولة كافية، أو إذا كان سعر الفائدة المصرفية منخفضًا، فيمكنها استخدام طريقة الدفع الفوري، والتي غالبًا ما توفر خصمًا أكبر على السعر، ولكنها ستؤثر بشكل ملحوظ على رأس المال العامل للشركة ككل.

٢. فهم توقيت تغيرات الأسعار. تتغير الأسعار غالبًا بتغير الفصول وقوى العرض والطلب في السوق. لذا، ينبغي على المشترين الانتباه إلى قانون تغيرات الأسعار وفهم توقيت عمليات الشراء.

3. احتواء الموردين من خلال المناقصات التنافسية. عند شراء المواد بكميات كبيرة، يُعدّ تطبيق المناقصات التنافسية أسلوبًا فعالًا، إذ غالبًا ما يُسفر عن سعر نهائي مُحدد من خلال مقارنة أسعار الموردين. ومن خلال اختيار الموردين المختلفين ومقارنتهم، يتمّ كبح جماح بعضهم بعضًا، ما يُعطي الشركة موقفًا تفاوضيًا مُواتيًا.

4. الشراء مباشرة من المصنّع. يُسهم الشراء مباشرة من المصنّع في تقليل عدد الوسطاء وخفض تكاليف الشراء. كما يُحسّن في الوقت نفسه جودة الخدمات الفنية وخدمات ما بعد البيع التي يقدمها المصنّع.

5. اختر موردين ذوي سمعة طيبة ووقع معهم عقودًا طويلة الأجل. فالتعاون مع موردين نزيهين وجديرين بالثقة لا يضمن جودة التوريد والتسليم في الوقت المحدد فحسب، بل يضمن أيضًا الحصول على أسعار ومزايا تفضيلية.

٦- إجراء دراسات شاملة وجمع معلومات دقيقة عن سوق المشتريات، وتطوير موارد الموردين، وتوسيع سلسلة التوريد للشركة عبر قنوات متعددة. لتحقيق مستوى معين من إدارة المشتريات في أي مؤسسة، ينبغي إيلاء اهتمام بالغ لدراسة سوق المشتريات وجمع المعلومات وتصنيفها. بهذه الطريقة فقط يمكننا فهم ظروف السوق واتجاهات الأسعار فهمًا كاملًا، ووضع أنفسنا في موقع متميز.
خامساً، يؤثر الحد من فساد المشتريات على خفض تكاليف المشتريات لدى الشركات
قال بعض مديري الشركات بصراحة: "من المستحيل منع الفساد في عمليات الشراء، وتعجز العديد من الشركات عن تجاوز هذه العقبة". هذه هي الحقيقة، إذ يحصل موظفو المشتريات على يوان واحد من الموردين، وهو ما يُكلف بلا شك عشرة يوانات في تكاليف المشتريات. ولإيجاد حلول لهذا النوع من المشاكل، نحتاج إلى اتخاذ تدابير في الجوانب التالية: تحديد مسؤوليات العمل، واختيار الموظفين وتدريبهم، والانضباط في عمليات الشراء، وبناء نظام لتقييم أداء الموظفين، وغير ذلك.

يتطلب إنشاء مراكز الشراء إنشاء مراكز مختلفة لرابطة الشراء، وذلك لحل مشكلة عدم التركيز المفرط للقوة الشرائية، والضبط المتبادل، والإشراف والدعم، وفي الوقت نفسه عدم التأثير على حماس الموظفين في كل مركز.

فيما يتعلق باختيار الموظفين، يجب أن تتضمن معايير اختيار كل وظيفة من وظائف إدارة المشتريات الصفات الشاملة التالية: درجة معينة من المهارات المهنية والتواصلية، والوعي القانوني، والنظافة، وما إلى ذلك، ومحاولة تجنب أقارب مديري قسم المشتريات من تولي أعمال المشتريات.

لا تقتصر الكفاءة المهنية على فهم خصائص المواد الخام فحسب، بل تشمل أيضًا فهمًا واضحًا لعملية إدارة هذه المواد. وتُعدّ الجودة العالية أمرًا بالغ الأهمية لموظفي المشتريات الذين يتعاملون مع الأموال بشكل مباشر، فعلى الرغم من اتخاذ تدابير إدارية داخلية متنوعة في كل مرحلة، إلا أنه لا يزال من المحتّم على موظفي المشتريات في الخطوط الأمامية مواجهة إغراءات مختلفة قد يُقدّمها الموردون. ولتجنب الوقوع في هذه الفخاخ، يتحلّى موظفو المشتريات أنفسهم بالنزاهة والشفافية، بالإضافة إلى الوعي القانوني وغيره.

وضع نظام عمل متكامل لقسم المشتريات، وتوضيح أن إجراءات صنع القرار وتنفيذ أنشطة الشراء يجب أن تكون واضحة وشفافة، وأن تخضع للإشراف والتقييد المتبادل؛ والالتزام الصارم بمبادئ العمل المتمثلة في "التخطيط المسبق، والرقابة الصارمة أثناء الحدث، والتحليل الدقيق والتلخيص بعد ذلك" لضمان شراء وتوريد مواد عالية الجودة وغير مكلفة ومواد تلبي المتطلبات؛

يجب تطبيق نظام إشراف شامل على عمليات الشراء يشمل جميع الموظفين والعمليات، ووضع حد نهائي للاحتيال الخاص، والقبول غير المشروع، والخصومات، والسلوكيات التأديبية وغير القانونية والإجرامية التي تضر بمصالح الشركة في عملية الشراء والتوريد، كما يجب تسليم هدايا الموردين وأموال الهدايا التي لا يمكن رفضها فوراً إلى الشركة لحفظها؛ وتدريب المشترين على حب وظائفهم، وأداء واجباتهم، والولاء للشركة، وتحمل مسؤولية الشركة، والحفاظ على مصالحها، وحفظ أسرارها، وحماية حقوق الملكية الفكرية.

يُعدّ تقييم أداء قسم المشتريات وبناء نظام توزيع الرواتب أمرًا بالغ الأهمية لكل قسم ووظيفة في هذا المجال. ومن الضروري أيضًا استحداث ووضع أساليب إدارة علمية، أي معايير تقييم الأداء، بما يضمن استمرارية جميع مراحل إدارة المشتريات، وتحسين الأداء، وتقدير العمل الفعال، وتحقيق بيئة عمل تُسهم في خفض التكاليف.

بصفتي مدير مشتريات، لا يقتصر عملي على الجوانب الخمسة المذكورة أعلاه لإدارة المشتريات فحسب، بل الأهم من ذلك هو بناء صورة جيدة للأفراد والأقسام في عملية الشراء، والتحلي بالولاء للشركة، ومعاملة الناس بصدق، والحزم مع المرؤوسين، مما سيضمن بالتأكيد أن يكون ترشيد تكاليف الشراء مناسبًا للمنافسة في السوق للشركات.

توفر شركة شانغهاي رينبو باكج حلولاً متكاملة لتغليف مستحضرات التجميل. إذا أعجبتكم منتجاتنا، يمكنكم التواصل معنا.
موقع إلكتروني:
www.rainbow-pkg.com
Email: Bobby@rainbow-pkg.com
واتساب: +008613818823743