Comment réduire les coûts d'achat ?

Les achats constituent l'une des fonctions les plus importantes des entreprises, et les dépenses qui en découlent représentent environ 60 % de la production et des ventes. Face à la tendance à la hausse du coût d'achat des appareils de correction modernes, qui représente une part croissante du coût total de l'entreprise, cette dernière est confrontée à une concurrence de plus en plus féroce et au raccourcissement progressif du cycle de production.

La diversification de la demande du marché et l'amélioration continue du niveau technologique des produits sont ralenties. Parallèlement, les entreprises délaissent progressivement le leadership technologique et le monopole du marché au profit d'achats ciblés visant à réduire les coûts et à accroître les profits, ce qui leur permet d'acquérir de nouveaux avantages concurrentiels.

Comment faire en sorte que le travail du service des achats contribue de manière significative au développement de l'entreprise ? Comment optimiser ses performances dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement ? Tout dépend de l'efficacité réelle des activités d'approvisionnement de l'entreprise !

En tant que directeur des achats, mon principe d'acquisition des matières premières et équipements nécessaires est de garantir une qualité irréprochable, une sécurité optimale, des livraisons ponctuelles et un service après-vente performant, tout en maîtrisant les coûts. Ce sont là les missions essentielles du service des achats pour accomplir la mission confiée par l'entreprise.

Le processus de gestion des coûts d'approvisionnement d'une entreprise comprend quatre aspects : la planification des coûts, le contrôle des coûts, l'analyse des coûts, ainsi que la comptabilité et l'évaluation des coûts. La phase de planification peut viser à déterminer les responsabilités de chaque poste au sein du service des achats. En mettant l'accent sur l'objectif du système de responsabilités de chaque poste, l'évaluation du taux de réduction des coûts et d'autres moyens, on obtient des résultats probants dans les autres aspects de la gestion, tels que le contrôle des coûts, la comptabilité et l'analyse des coûts.

Un excellent directeur des achats doit aborder le processus d'approvisionnement sous différents angles. Il s'agit principalement de créer un environnement propice aux achats, notamment en termes de mise en place du système et d'amélioration de l'efficacité opérationnelle des achats sur le plan technique. Il doit ensuite poursuivre l'amélioration de ces deux aspects clés, ainsi que des pratiques d'achat, en renforçant techniquement les capacités globales du service des achats afin de minimiser le coût total des achats. La maîtrise des coûts d'achat par le directeur des achats repose principalement sur les cinq axes suivants pour réduire ces coûts.

1. Minimiser les coûts d'approvisionnement grâce à une gestion stratégique des achats
La gestion stratégique des achats doit pleinement équilibrer les atouts internes et externes de l'entreprise, viser des accords mutuellement avantageux et privilégier le développement de partenariats stratégiques à long terme avec les fournisseurs. Il s'agit d'un modèle de gestion des achats adapté à l'évolution du contexte économique actuel.

1. Les achats ne se limitent pas à l'approvisionnement en matières premières ; ils englobent également la gestion de la qualité, la gestion de la production et la conception des produits. La satisfaction des besoins et des préférences des clients repose sur la participation active des principaux acteurs de chaque maillon de la chaîne d'approvisionnement, afin de traduire ces besoins en produits concrets. La prise en compte des préférences des clients est une condition essentielle à la mise en œuvre de la stratégie. Par conséquent, une évolution du concept traditionnel d'approvisionnement est indispensable à la réussite de cette stratégie.

2. L'idée, fondée sur la combinaison de compétences et d'éléments clés, exige une optimisation de cette combinaison entre fournisseurs et clients. Il convient d'établir un partenariat d'alliance stratégique à long terme plutôt qu'une simple relation transactionnelle. L'établissement d'une telle relation nécessite une adéquation stratégique entre l'offre et la demande. L'évaluation et la gestion des fournisseurs ne doivent plus privilégier la transaction, mais doivent avant tout prendre en compte la cohérence stratégique. Il est essentiel d'accorder une importance accrue aux aspects suivants : esprit d'entreprise, culture d'entreprise, stratégie d'entreprise et compétences.

3. Les achats ne se limitent pas à un seul point de vente ; une analyse du marché de l’offre est indispensable. Cette analyse doit porter non seulement sur les prix et la qualité des produits, mais aussi sur l’analyse du secteur d’activité et même anticiper la conjoncture macroéconomique. De plus, il convient d’évaluer la stratégie du fournisseur, car sa capacité de gestion stratégique influencera indéniablement la fiabilité de la relation d’approvisionnement. Tous ces éléments relèvent de l’analyse stratégique, qui va au-delà du cadre traditionnel d’analyse des achats (prix, qualité, etc.).

2. Réduire les coûts d'approvisionnement grâce à une certaine standardisation
La standardisation est une exigence fondamentale de la gestion d'entreprise moderne. Elle garantit le bon fonctionnement de l'entreprise et favorise la rationalisation, la standardisation et l'efficacité de ses activités de production et d'exploitation, ainsi que de ses différentes tâches de gestion. Elle constitue la condition préalable essentielle à une maîtrise efficace des coûts. Dans ce processus, les quatre étapes de standardisation suivantes sont cruciales.

1. Normalisation des mesures d'approvisionnement. Il s'agit d'utiliser des méthodes et des moyens scientifiques pour mesurer les valeurs quantitatives et qualitatives des activités d'approvisionnement et fournir des données précises, notamment pour le contrôle des coûts. Sans norme de mesure unifiée, les données de base sont inexactes et non normalisées ; il est donc impossible d'obtenir des informations précises sur les coûts d'approvisionnement, et a fortiori de les contrôler.

2. Le prix d'achat est standardisé. Dans le cadre du contrôle des coûts d'achat, deux prix de référence doivent être établis. Le premier est le prix d'achat standard, c'est-à-dire le prix du marché ou le prix historique du marché des matières premières, obtenu par simulation du marché entre chaque unité comptable et l'entreprise. Le second est le prix budgété interne des achats, calculé au sein de l'entreprise lors de sa conception, en tenant compte des exigences de rentabilité et des prix de vente. Les prix de référence et les prix budgétés des achats constituent les conditions essentielles au contrôle des coûts d'achat.

3. Standardiser la qualité des matières premières achetées. La qualité est essentielle à un produit. Sans qualité, même un prix bas représente un gaspillage. La maîtrise des coûts d'achat repose sur une qualité irréprochable. Sans documentation relative aux normes de qualité des matières premières achetées, il est impossible de répondre efficacement aux exigences des achats, et encore moins de maîtriser les coûts.

4. Normalisation des données relatives aux coûts d'approvisionnement. Développer le processus de collecte des données relatives aux coûts d'approvisionnement, clarifier les responsabilités de l'émetteur des données et du responsable de la comptabilisation, veiller à ce que les données soient soumises et enregistrées dans les délais impartis, qu'elles soient facilement transmissibles et que le partage d'informations soit possible ; normaliser la méthode de comptabilisation des coûts d'approvisionnement et clarifier le mode de calcul : élaborer un modèle de tableau de calcul des coûts unifié afin de garantir l'exactitude des résultats de la comptabilisation des coûts d'achat.

Troisièmement, réduire les coûts d'approvisionnement au niveau du système d'approvisionnement
1. Améliorer la gestion de base des achats, notamment la classification et le classement des matériaux achetés et la création d'une base de données ; la détermination des normes d'évaluation des fournisseurs qualifiés, la division des niveaux de fournisseurs et la création d'une base de données ; la confirmation de la taille minimale des lots, du cycle d'approvisionnement et de la quantité d'emballage standard des différents matériaux ; échantillons et données techniques des différents matériaux achetés.

2. Un système d'appel d'offres devrait être mis en place pour les achats groupés. L'entreprise définit clairement le processus et le standardise afin de réduire les coûts d'approvisionnement, notamment en évitant les situations imprévues. En effet, un appel d'offres peut entraîner une augmentation des coûts.

3. Un système d'enregistrement et de consultation des informations d'achat est mis en place pour les achats effectués de manière ponctuelle. Les informations relatives aux produits achetés (nom, quantité, marque, prix, nom du fabricant, lieu d'achat, numéro de téléphone, etc.) doivent être enregistrées auprès du service de contrôle de l'entreprise. L'entreprise peut mandater un tiers à tout moment pour effectuer des contrôles inopinés.

4. Le processus d'approvisionnement est décentralisé et soumis à une régulation réciproque. Le service des achats effectue une première sélection des fournisseurs. Les services qualité et technique évaluent leurs capacités d'approvisionnement et déterminent leurs qualifications. Le service financier assure le contrôle des prix, et le paiement est soumis à l'approbation de la direction.

5. Réaliser l'intégration des canaux d'approvisionnement par l'intégration du personnel d'approvisionnement, clarifier les matériaux d'approvisionnement dont chaque membre du personnel d'approvisionnement est responsable, et les matériaux de même type doivent être achetés par la même personne et par le même canal, sauf s'il s'agit d'une variable de fournisseur planifiée.

6. Standardiser le contrat d'achat. Ce dernier stipule clairement que le fournisseur ne doit pas corrompre le personnel de l'entreprise sous forme de concurrence déloyale pour la vente de ses produits ; à défaut, le paiement sera réduit proportionnellement. Le contrat doit également préciser les modalités de la remise à l'achat.

7. Système de demande d'achats : mettre en place un système de demande d'achats afin d'identifier les fournisseurs qualifiés et capables de réaliser les approvisionnements en matières premières au meilleur prix, et de définir le périmètre des fournisseurs potentiels. Ce processus est également appelé validation des fournisseurs. Pour une gestion efficace des demandes d'achats, il est désormais indispensable d'exploiter pleinement le système informatique et le réseau afin de consulter et d'obtenir rapidement les informations nécessaires, garantissant ainsi une gestion performante et des résultats optimaux.

8. Établir une relation de coopération stable avec les fournisseurs. Des fournisseurs stables disposent de solides capacités d'approvisionnement, d'une transparence des prix, d'une coopération à long terme, bénéficient d'accords de priorité pour l'approvisionnement de l'entreprise et peuvent garantir la qualité, la quantité et les délais de livraison de leurs produits, ainsi que les prix. La gestion des achats doit accorder une grande importance à l'amélioration de la compétitivité de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, établir autant que possible des relations de coopération stables et à long terme avec d'excellents fournisseurs, encourager l'amélioration des produits et des technologies fournis, soutenir le développement des fournisseurs et signer des alliances stratégiques avec eux lorsque cela s'avère nécessaire (accord de coopération, etc.).

4. Méthodes et moyens de réduire les coûts d'approvisionnement au niveau des achats
1. Réduire les coûts d'approvisionnement grâce au choix des modalités de paiement. Si l'entreprise dispose de fonds suffisants ou si le taux d'intérêt bancaire est bas, elle peut opter pour le paiement comptant, qui permet souvent d'obtenir une remise plus importante, mais qui aura un impact sur le fonds de roulement global de l'entreprise.

2. Anticipez les fluctuations de prix. Les prix varient souvent en fonction des saisons et de l'offre et de la demande. Il est donc important pour les acheteurs de suivre ces fluctuations et d'adapter leur stratégie d'achat au bon moment.

3. Sélectionner les fournisseurs par le biais d'appels d'offres. Pour l'achat de matières premières en grande quantité, une méthode efficace consiste à mettre en œuvre un système d'appels d'offres, qui permet souvent d'obtenir un prix plancher grâce à la comparaison des prix entre fournisseurs. En sélectionnant et en comparant différents fournisseurs afin de limiter la concurrence, l'entreprise se trouve en position de force lors des négociations.

4. Achat direct auprès du fabricant. Commander directement auprès du fabricant permet de réduire les intermédiaires et les coûts d'approvisionnement. De plus, les services techniques et le service après-vente du fabricant seront de meilleure qualité.

5. Choisissez des fournisseurs réputés et signez des contrats à long terme avec eux. Collaborer avec des fournisseurs honnêtes et fiables garantit non seulement la qualité des approvisionnements et le respect des délais de livraison, mais permet également de bénéficier de conditions de paiement et de prix préférentiels.

6. Réaliser des études de marché approfondies et collecter des informations sur le marché des approvisionnements, développer un réseau de fournisseurs et diversifier la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise. Pour optimiser la gestion des approvisionnements, une entreprise doit accorder une attention particulière à l'étude du marché et à la collecte et au tri des informations. C'est la seule façon de bien comprendre les conditions du marché et les tendances des prix, et ainsi se positionner avantageusement.
Cinquièmement, la lutte contre la corruption dans les marchés publics a un impact sur la réduction des coûts d'approvisionnement des entreprises.
Certains dirigeants d'entreprise ont admis sans détour : « Il est impossible d'empêcher la corruption liée aux achats, et de nombreuses entreprises ne parviennent pas à contourner cet obstacle. » En effet, il arrive fréquemment que le personnel des achats perçoive un yuan des fournisseurs, ce qui représente indubitablement un coût supplémentaire de dix yuans pour les achats. Afin de résoudre ce problème, il convient d'agir sur les points suivants : définition des responsabilités, sélection et formation du personnel, discipline en matière d'achats, mise en place d'un système d'évaluation des performances, etc.

La mise en place d'un service d'achat nécessite la création de différents postes pour la chaîne d'approvisionnement, afin de résoudre le problème de la surconcentration du pouvoir d'achat, de la limitation mutuelle, de la supervision et du soutien, et en même temps de ne pas affecter l'enthousiasme du personnel de chaque poste.

La sélection du personnel, les critères de sélection pour chaque poste de gestion des achats doivent inclure les qualités suivantes : un certain niveau de compétences professionnelles et de communication, une connaissance du droit, une bonne présentation, etc., et il convient d’éviter que les proches des responsables du service des achats ne s’occupent des affaires liées aux achats.

Les compétences professionnelles englobent non seulement une bonne compréhension des caractéristiques des matières premières concernées, mais aussi une vision claire du processus de gestion de ces matières. Une qualité irréprochable est primordiale pour les acheteurs, qui manipulent fréquemment des fonds. Malgré les mesures internes mises en place à chaque étape, les responsables des achats en première ligne restent exposés à diverses tentations de la part des fournisseurs. Pour éviter de tomber dans ces pièges, il est essentiel que les acheteurs fassent preuve d'intégrité, de rigueur juridique et de connaissances en la matière.

Mettre en place une discipline de travail complète au sein du service des achats, en précisant que les procédures de décision et de mise en œuvre des activités d'approvisionnement doivent être claires, transparentes et faire l'objet d'un contrôle et d'une limitation mutuels ; suivre scrupuleusement les principes de travail suivants : « planification préalable, contrôle strict pendant l'événement et analyse et synthèse approfondies a posteriori » afin de garantir l'achat et la fourniture de matériaux de haute qualité et peu coûteux, conformes aux exigences ;

Mettre en œuvre une supervision des achats « personnel, processus et global » et mettre un terme résolu à la fraude privée, à l’acceptation indue de cadeaux, aux ristournes et aux comportements disciplinaires, illégaux et criminels qui nuisent aux intérêts de l’entreprise dans le processus d’approvisionnement. Les cadeaux et les sommes d’argent offerts par les fournisseurs qui ne peuvent être refusés doivent être immédiatement remis à l’entreprise pour archivage. Former les acheteurs à aimer leur travail, à accomplir leurs tâches, à être loyaux envers l’entreprise, à être responsables envers elle, à défendre ses intérêts, à préserver les secrets de l’entreprise et à protéger les droits de propriété intellectuelle.

Mise en place d'un système d'évaluation des performances et de répartition des salaires pour les achats. Il est essentiel que chaque poste et service des achats évalue les performances de chaque acheteur. Il est primordial d'introduire et de formuler des méthodes de gestion scientifiques, notamment des normes d'évaluation des performances, afin de garantir la continuité de tous les maillons de la gestion des achats. Il s'agit d'améliorer, de valoriser et d'encourager le travail efficace, et de créer objectivement un environnement de travail où la performance contribue à la réduction des coûts.

En tant que directeur des achats, il ne suffit pas de mettre en œuvre les cinq aspects de la gestion des achats mentionnés ci-dessus ; il est plus important encore de véhiculer une image positive des individus et des départements impliqués dans le processus d'achat, de faire preuve de loyauté envers l'entreprise, de traiter les gens avec sincérité et d'être rigoureux avec ses subordonnés. Ces mesures permettront d'optimiser les coûts d'achat et de maintenir l'entreprise compétitive sur le marché.

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