Comment réduire les coûts d’achat ?

Les achats constituent l'une des fonctions les plus importantes des activités de l'entreprise et leurs dépenses représentent environ 60 % de la production et des ventes. Dans le cadre de la tendance selon laquelle le coût d'achat des fourneaux de correction modernes augmente progressivement en proportion du coût total de l'entreprise, l'entreprise est confrontée à une concurrence de plus en plus féroce sur le marché et le cycle de production des produits se raccourcit progressivement.

La diversification de la demande du marché et l'amélioration continue des niveaux technologiques des produits sont déprimées. Dans le même temps, les entreprises abandonnent progressivement leur leadership technologique et leur monopole de marché pour se tourner vers les achats visant à réduire les coûts et à augmenter les bénéfices, les aidant ainsi à occuper de nouveaux avantages.

Comment faire en sorte que le travail du service achats apporte une contribution essentielle au développement de l’entreprise ? Comment lui faire exercer une plus grande performance dans les opérations de la supply chain ? Tout dépend des activités d’approvisionnement réelles et efficaces de l’entreprise !

En tant que directeur des achats, le principe de l'achat des matières premières ou des équipements requis est d'assurer une qualité fiable, une sécurité élevée, une livraison ponctuelle et un service en place, tout en réduisant les coûts d'achat. Telles sont les missions essentielles du service achats pour mener à bien la mission confiée par l’entreprise.

Le processus de gestion des coûts d'approvisionnement de l'entreprise comprend quatre aspects de la gestion, à savoir la planification des coûts, le contrôle des coûts, l'analyse des coûts, ainsi que la comptabilité et l'évaluation des coûts ; la phase de planification peut être ciblée pour déterminer les responsabilités de chaque poste dans l'approvisionnement, puis en mettant l'accent sur l'objectif du poste Système de responsabilité, évaluation du taux de réduction des coûts et d'autres moyens, pour réussir dans d'autres aspects de la gestion tels que le contrôle des coûts , la comptabilité analytique et l'analyse des coûts recevront des résultats évidents.

Un excellent directeur des achats doit s’intéresser à de nombreux aspects du processus d’approvisionnement. L'aspect principal est de créer un environnement pour les achats en termes de construction de systèmes et d'améliorer la capacité d'exécution des activités d'approvisionnement au niveau technique, et de continuer à s'améliorer à partir de ces deux aspects clés, et la construction de systèmes concernant le comportement d'achat, améliorer techniquement l'ensemble capacités commerciales du service des achats pour atteindre le coût total d'approvisionnement le plus bas. Le contrôle multidimensionnel des coûts d'achat du directeur des achats commence principalement par les cinq aspects suivants pour réduire les coûts d'achat.

1. Minimiser les coûts d’approvisionnement grâce à une gestion stratégique des achats
La gestion stratégique des achats doit équilibrer pleinement les avantages internes et externes de l'entreprise, avoir pour objectif les achats gagnant-gagnant et se concentrer sur le développement de partenariats stratégiques à long terme avec les fournisseurs. Il s'agit d'un paradigme de gestion des achats qui s'adapte à l'évolution de la nouvelle situation économique.

1. Les achats ne sont pas seulement un problème d’approvisionnement en matières premières, mais incluent également des problèmes de gestion de la qualité, de gestion de la production et de conception de produits. La satisfaction des besoins et des préférences des clients doit être obtenue grâce à la participation de l'essentiel de chaque maillon de la chaîne d'approvisionnement pour réaliser la conversion des besoins des clients en conception de produits. La prise de conscience des préférences des clients est une condition préalable à la mise en œuvre de la stratégie. Par conséquent, changer le concept traditionnel de passation des marchés est propice à la mise en œuvre efficace de la stratégie.

2. L'idée basée sur la combinaison de capacités et d'éléments de base nécessite une combinaison optimisée d'éléments entre les fournisseurs et les clients. Établissez un partenariat d’alliance stratégique à long terme plutôt qu’une relation transactionnelle. L’établissement d’une telle relation nécessite une adéquation stratégique entre l’offre et la demande. L'évaluation et la gestion des fournisseurs ne sont plus basées sur la transaction comme première priorité, mais doivent d'abord déterminer si la stratégie est adaptée. Augmenter le poids des aspects de l'entrepreneuriat, de la culture d'entreprise, de la stratégie d'entreprise et des facteurs de capacité.

3. Les achats ne se limitent pas à un seul magasin et une analyse du marché de l'offre doit être effectuée. Cette analyse doit inclure non seulement les prix et la qualité des produits, etc., mais également l'analyse de l'industrie des produits et même prédire la situation macroéconomique. En outre, il convient de porter un jugement sur la stratégie du fournisseur, car sa capacité de gestion stratégique aura sans aucun doute une incidence en fin de compte sur la fiabilité de la relation d'achat. Toutes ces questions appartiennent à la catégorie de l’analyse stratégique. Elle dépasse le cadre traditionnel d’analyse des achats (prix, qualité…).

2. Réduire les coûts d’approvisionnement grâce à une certaine normalisation
La normalisation est l’exigence fondamentale de la gestion d’entreprise moderne. C'est la garantie fondamentale du fonctionnement normal de l'entreprise. Il favorise la rationalisation, la normalisation et l'efficacité des activités de production et d'exploitation de l'entreprise ainsi que des diverses tâches de gestion. C’est la condition fondamentale d’un contrôle réussi des coûts. Dans le processus de contrôle des coûts, les quatre tâches de normalisation suivantes sont extrêmement importantes.

1. Normalisation de la mesure des achats. Fait référence à l'utilisation de méthodes et de moyens scientifiques pour mesurer les valeurs quantitatives et qualitatives des activités d'approvisionnement et fournir des données précises pour les activités d'approvisionnement, en particulier le contrôle des coûts d'approvisionnement. S'il n'existe pas de norme de mesure unifiée, si les données de base sont inexactes et si les données ne sont pas standardisées, il sera impossible d'obtenir des informations précises sur les coûts d'approvisionnement, et encore moins de les contrôler.

2. Le prix d'achat est standardisé. Dans le processus de contrôle des coûts d’achat, deux prix standards de comparaison doivent être établis. L'un est le prix d'achat standard, c'est-à-dire le prix du marché ou le prix historique du marché des matières premières, qui est obtenu en simulant le marché entre chaque unité comptable et l'entreprise ; le deuxième est le prix du budget d'approvisionnement interne, qui est dans l'entreprise. Le processus de conception calcule le prix évalué des matières premières en combinant les exigences de rentabilité de l'entreprise et les prix de vente. Les normes d’achat et les prix budgétaires d’achat sont les exigences de base des opérations de maîtrise des coûts d’achat.

3. Standardisez la qualité des matériaux achetés. La qualité est l'âme d'un produit. Sans qualité, aussi bas soit-il, c’est du gaspillage. La maîtrise des coûts d’achat est une maîtrise des coûts sous qualité qualifiée. Sans les documents standards de qualité des matières premières achetées, il est impossible de répondre efficacement aux exigences des activités d'approvisionnement, sans parler des coûts d'approvisionnement élevés et faibles.

4. Standardisation des données sur les coûts d'approvisionnement. Développer le processus de collecte de données sur les coûts d'approvisionnement, clarifier les responsabilités de l'expéditeur des données sur les coûts et du titulaire du compte, garantir que les données sur les coûts sont soumises à temps, saisies dans le compte à temps, que les données sont faciles à transmettre et que le partage d'informations est réalisé; normaliser la méthode de comptabilité des coûts d'achat et clarifier le calcul du coût d'achat Méthode : Créer un format de tableau de calcul des coûts unifié pour garantir que les résultats de la comptabilité des coûts d'achat sont exacts.

Troisièmement, réduire les coûts d’approvisionnement au niveau du système d’approvisionnement
1. Améliorer la gestion de base des achats, y compris la classification et le classement des matériaux achetés et la création d'une base de données ; la détermination de normes d'évaluation des fournisseurs qualifiés, la division des niveaux de fournisseurs et la création d'une base de données ; la confirmation de la taille minimale du lot, du cycle d'approvisionnement et de la quantité d'emballage standard de divers matériaux ; Échantillons et données techniques de divers matériaux achetés.

2. Un système d'enchères devrait être mis en place pour les achats en gros. L'entreprise formule clairement un processus et normalise le processus d'appel d'offres, afin que les appels d'offres et les achats puissent réduire les coûts d'achat, notamment pour éviter le situationnisme. L'enchère est terminée et le coût va augmenter.

3. Le système d'enregistrement et de référence des informations d'achat est mis en œuvre pour les achats dispersés. Les informations sur les noms des produits achetés, les quantités, les marques déposées, les prix, les noms des fabricants, les lieux d'achat, les numéros de téléphone de contact et d'autres informations doivent être enregistrées auprès du service d'inspection de l'entreprise pour référence. L’entreprise peut à tout moment envoyer quelqu’un comme tiers. Effectuer des contrôles ponctuels.

4. Le processus de passation des marchés est géré de manière décentralisée et se restreint mutuellement. Le service des achats est responsable de la sélection primaire des fournisseurs, les services qualité et technologiques évaluent la capacité d'approvisionnement du fournisseur et les qualifications sont déterminées. Le service financier est responsable de la supervision et du contrôle des prix, et le paiement se fait par approbation des principaux dirigeants de l'entreprise.

5. Réaliser l'intégration des canaux d'approvisionnement grâce à l'intégration du personnel d'approvisionnement, clarifier les matériaux d'approvisionnement dont chaque personnel d'approvisionnement est responsable, et le même type de matériaux doit être acheté par la même personne et via le même canal, sauf s'il s'agit d'un variable fournisseur planifiée.

6. Standardisez le contrat d’achat. Le contrat d'achat stipule clairement que le fournisseur ne doit pas corrompre le personnel de l'entreprise sous forme de concurrence déloyale pour la vente de ses produits, faute de quoi le paiement sera déduit proportionnellement ; le contrat doit également préciser l'accord sur la remise à l'achat.

7. Système de demande d'achat, établir un système de demande d'achat, clarifier qui est qualifié et qui peut effectuer les tâches d'approvisionnement dans le plan d'approvisionnement en matières premières au coût le plus bas auprès des vendeurs possibles, et déterminer l'étendue des fournisseurs. Le terme technique désignant ce processus est également appelé confirmation de qualification du fournisseur. Pour faire du bon travail dans la gestion des demandes d'achat, il est désormais nécessaire d'utiliser pleinement le système de gestion informatique et de profiter du réseau pour parcourir et obtenir rapidement les informations requises, afin d'assurer la haute efficacité de la gestion des demandes d'achat et obtenir les résultats de l'enquête.

8. Établir une relation de coopération stable avec les fournisseurs, les fournisseurs stables ont de fortes capacités d'approvisionnement, une transparence des prix, une coopération à long terme, ils ont certains arrangements prioritaires pour l'approvisionnement de l'entreprise et peuvent garantir la qualité, la quantité et la livraison de leurs fournitures Période, prix , etc. La gestion des achats doit attacher une grande importance à l'amélioration de l'avantage concurrentiel de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, établir autant que possible des relations de coopération stables et à long terme avec d'excellents fournisseurs, encourager l'amélioration des produits et de la technologie fournis, soutenir le développement des fournisseurs , et signer des alliances stratégiques avec eux si nécessaire Accord de coopération et ainsi de suite.

4. Méthodes et moyens pour réduire les coûts de passation des marchés au niveau des achats
1. Réduire les coûts d’approvisionnement grâce au choix des modalités de paiement. Si l'entreprise dispose de fonds suffisants ou si le taux d'intérêt bancaire est faible, elle peut utiliser la méthode du cash-to-spot, qui peut souvent entraîner une remise de prix plus importante, mais cela aura un certain impact sur le fonctionnement de l'ensemble de l'entreprise. fonds de roulement.

2. Saisissez le moment des changements de prix. Les prix changent souvent en fonction des saisons et de l'offre et de la demande du marché. Par conséquent, les acheteurs doivent prêter attention à la loi des changements de prix et comprendre le moment des achats.

3. Confiner les fournisseurs par le biais d'appels d'offres. Pour l’achat de matériaux en vrac, une méthode efficace consiste à mettre en œuvre des appels d’offres, qui aboutissent souvent à un prix final grâce à la comparaison des prix entre fournisseurs. Grâce à la sélection et à la comparaison de différents fournisseurs pour se restreindre les uns les autres, afin que l'entreprise soit dans une position favorable dans la négociation.

4. Achat directement auprès du fabricant. Commander directement auprès du fabricant peut réduire les liens intermédiaires et réduire les coûts d’approvisionnement. Dans le même temps, les services techniques et le service après-vente du fabricant seront meilleurs.

5. Choisissez des fournisseurs réputés et signez des contrats à long terme avec eux. Coopérer avec des fournisseurs honnêtes et crédibles peut non seulement garantir la qualité de l'approvisionnement et la livraison dans les délais, mais également obtenir un paiement et un prix préférentiels.

6. Mener pleinement des enquêtes et une collecte d'informations sur le marché des achats, développer les ressources des fournisseurs et étendre la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise à travers de multiples canaux. Pour atteindre un certain niveau de gestion des achats pour une entreprise, celle-ci doit accorder toute son attention à l'étude du marché des achats ainsi qu'à la collecte et au tri des informations. Ce n'est qu'ainsi que nous pourrons pleinement comprendre les conditions du marché et l'évolution des prix et nous placer dans une position favorable.
Cinquièmement, la lutte contre la corruption dans les marchés publics affecte la réduction des coûts de passation des marchés par les entreprises.
Certains chefs d'entreprise ont déclaré franchement : « La corruption des achats est impossible à empêcher, et de nombreuses entreprises ne peuvent pas contourner cet obstacle. » C'est la réalité : le personnel des achats reçoit un yuan des fournisseurs, ce qui coûtera sans aucun doute dix yuans en frais d'approvisionnement. Afin de trouver des solutions à ce type de problèmes, nous devons prendre des mesures dans les domaines suivants : construction des responsabilités professionnelles, sélection et formation du personnel, discipline des achats, construction d'un système d'évaluation des performances des employés, etc.

L'achat après la construction nécessite la création de différents postes pour le lien d'approvisionnement, afin de résoudre le problème de la non-concentration excessive du pouvoir d'achat, de la retenue mutuelle, de la supervision et du soutien, et en même temps de ne pas affecter l'enthousiasme du personnel dans chaque poste.

Sélection du personnel, les critères de sélection pour chaque poste de personnel de gestion des achats doivent avoir les qualités globales suivantes : un certain degré de compétences professionnelles et de communication, connaissance juridique, propreté, etc., et essayer d'éviter que les proches des responsables du service des achats ne prennent sur les activités d'approvisionnement.

La capacité professionnelle comprend non seulement une certaine compréhension des attributs des matières premières responsables, mais également une idée claire du processus de gestion des matières premières ; la qualité propre est particulièrement importante pour le personnel des achats qui traite souvent de l'argent, bien que la gestion interne Diverses mesures aient été prises dans chaque maillon, mais pour le personnel des achats de première ligne, il est toujours inévitable de rencontrer diverses tentations proposées de manière proactive par les fournisseurs. Pour éviter que des pièges ne soient tendus derrière la tentation, il faut que le personnel des achats lui-même soit intègre et intègre. Sensibilisation juridique, etc.

Établir une discipline de travail complète pour le service des achats, clarifier que les procédures de prise de décision et de mise en œuvre des activités d'achat doivent être claires, transparentes, et se superviser et se restreindre mutuellement ; suivre strictement les principes de travail de « planification préalable, contrôle strict pendant l'événement, analyse et résumé minutieux par la suite » pour garantir l'achat et la fourniture de matériaux et de matériaux de haute qualité et peu coûteux qui répondent aux exigences ;

Mettre en œuvre une supervision des achats « au complet, processus complet et complet » et mettre résolument fin à la fraude privée, à l'acceptation, aux rabais et aux comportements disciplinaires, illégaux et criminels qui nuisent aux intérêts de l'entreprise dans le processus d'approvisionnement et d'approvisionnement, et au les cadeaux du fournisseur et l'argent des cadeaux qui ne peuvent pas être rejetés doivent être immédiatement remis à l'entreprise pour classement ; former les acheteurs à aimer leur travail, à accomplir leurs tâches, à être fidèles à l'entreprise, à être responsables de l'entreprise, à maintenir les intérêts de l'entreprise, à garder les secrets de l'entreprise et à protéger les droits de propriété intellectuelle.

Évaluation des performances achats et construction d'un système de répartition des salaires Il est très important pour chaque poste et service achats d'évaluer la performance de chaque poste achat. Il est très important d'introduire et de formuler des méthodes de gestion scientifiques, c'est-à-dire des normes d'évaluation des performances, qui peuvent continuellement promouvoir la continuité de tous les maillons de la gestion des achats. Améliorer, affirmer et encourager un travail efficace et atteindre objectivement un environnement de travail où la performance favorise la réduction des coûts.

En tant que directeur des achats, non seulement faire fonctionner les cinq aspects ci-dessus de la gestion des achats, mais plus important encore, établir une bonne image des individus et des départements dans le processus d'achat, être fidèle à l'entreprise, traiter les gens avec sincérité et être strict avec ses subordonnés. , ce qui maintiendra sûrement le coût d'achat. L'optimisation est adaptée à la concurrence sur le marché des entreprises.

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